Peran Komunikasi (Public Relations) di Perusahaan

Komunikasi merupakan hal penting dalam sistem pengendalian manajemen yang merupakan alat untuk mengarahkan, memotivasi, memonitor atau mengamati serta evaluasi pelaksanaan manajemen perusahaan yang mencoba mengarahkan pada tujuan organisasi dalam perusahaan agar kinerja yang dilakukan oleh pihak manajemen perusahaan dapat berjalan lebih efesien dan lancar, yang dimonitor atau yang diatur dalam sistem pengendalian manajemen adalah kinerja dari perilaku manajer di dalam mengelola perusahaan. Merchant (1998) mengatakan bahwa orientasi perilaku berhubungan dalam lingkungan pengendalian manajemen, perilaku berpengaruh dalam desain system pengendalian manajemen untuk membantu, mengendalikan, memotivasi manajemen dalam mengambil keputusan dan memonitor perilaku yang dapat mengendalikan aktivitas-aktivitas yang terjadi dalam sebuah organisasi. Sistem pengendalian manajemen adalah sejumlah struktur komunikasi yang saling berhubungan yang mengklasifikasikan proses informasi yang dapat membantu manajer dalam mengkoordinasi bagiannya untuk mengubah perilaku dalam pencapaian tujuan organisasi yang diharapkan pada dasar yang berkesinambungan (Maciarriello dan Kirby, 1994). Untuk membentuk suatu kerja sama yang baik jelas perlu adanya komunikasi yang baik antara unsur-unsur yang ada di dalam organisasi tersebut. Komunikasi yang baik akan menimbulkan saling pengertian dan kenyamanan dalam bekerja.

Dalam buku Public Relations : Teori dan Praktek yang ditulis oleh Djanalis Djanaid (1993) disebutkan dua fungsi PR yaitu :

1. Fungsi Konstruktif Peranan humas dalam hal ini mempersiapkan mental publik untuk menerima kebijakan organisasi untuk mengetahui kepentingan publik,mengevaluasi perilaku publik maupun organisasi untuk direkomendasikan kepada manajemen,menyiapkan prakondisi untuk mencapai saling pengertian,percaya dan saling membantu terhadap tujuan-tujuan publik atau organisasi yang diwakilinya.

2. Fungsi Korektif berperan sebagai problem solver,yakni apabila sebuah organisasi atau lembaga terjadi masalah-masalah atau krisis dengan publik,maka humas harus berperan dalam mengatasi terselesaikannya masalah tersebut.

Sementara Cutlip and Center mengatakan bahwa fungsi PR meliputi hal-hal berikut:

1.       Menunjang kegiatan manajemen dan mencapai tujuan organisasi.

2.       Menciptakan komunikasi dua arah secara timbal balik dengan menyebarkan informasi dari perusahaan kepada publik dan menyalurkan opini publik pada perusahaan.

3.       Melayani publik dan memberikan nasehat kepada pimpinan organisasi untuk kepentingan umum.

4.       Membina hubungan secara harmonis antara organisasi dan publik, baik internal maupun eksternal.

Komunikasi korporasi memiliki tujuan utama, yaitu reputasi. Corporate Communications dapat diartikan sebagai suara korporasi dan citra yang diproyeksikannya kepada berbagai khalayak atau konstituennya. 

FFungsi corporate communications (Arigenti, 2002):

1. Corporate image dan identity

2. Corporate advertising dan advokasi

3. Media relations

4. Marketing communications

5. Financial communications

6. Philantrophy dan Corporate social responsibility

7. Government relations

8. Crisis management

Reputasi merupakan suatu hal yang sangat penting, menurut studi dari AON Insurance, perusahaan-perusahaan global dunia memandang reputasi sebagai resiko terbesar bagi perusahaan.

Faktor utama yang mempengaruhi reputasi adalah corporate identity.  

Bagian-Bagian dari Fungsi PR:

1.       Hubungan Internal, adalah bagian khusus PR yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan saling bermanfaat antara manajer dan karyawan tempat organisasi mengantungkan kesuksesannya.

2.       Publisitas, adalah sumber-sumber informasi yang disediakan oleh PR dan digunakan oleh media karena informasi itu memiliki nilai berita. Metode penempatan pesan di media ini adalah pesan di media ini adalah metode yang tak bisa dikontrol (uncontrolled) sebab sumber informasi tidak memberi bayaran kepada media untuk pemuatan informasi tersebut.

3.       Advertising, informasi yang digunakan oleh PR untuk menjangkau audien yang lebih luas, bukan untuk konsumen yang menjadi sasaran marketing, dimana informasi yang ditempatkan di media oleh sponsor tertentu yang jelas identitasnya yang membayar ruang dan waktu penempatan informasi tersebut. Ini adalah metode terkontrol dalam menempatkan pesan di media.

4.       Press Agentry,adalah penciptaan berita dan peristiwa yang bernilai berita untuk menarik media massa dan mendapatkan perhatian publik. Banyak praktisi PR kadang-kadang menggunakan taktik press agentry untuk menarik perhatian media kepada kliennya, organisasinya, atau tujuannya. Tetapi PR lebih dari sekedar press agency.

5.       Public Affairs adalah bagaian khusus dari PR yang membangun dan mempertahankan hubungan    pemerintah dan komunitas lokal dalam rangka memengaruhi kebijakan publik.

6.       Lobbying adalah bagian khusus dari PR yang berfungsi untuk menjalin dan memelihara hubungan dengan pemerintah terutama dengan tujuan memengaruhi penyusunan undang-undang dan regulasi.

7.       Manajemen Isu adalah proses proaktif dalam mengantisipasi, mengindentifikasi, mengevaluasi, dan merespon isu-isu kebijakan publik yang memengaruhi hubungan organisasi dengan publik mereka. Secara administratif atau secara konseptual, manajemen isu adalah bagian fungsi PR, akan tetapi, jika dilihat sebagai komunikasi persuasif, ia menjadi taktik untuk memengaruhi kebijakan publik, bukan sebagai bagian dari perencanaan strategi organisasi.

8.       Hubungan Investor adalah bagian dari PR dalam perusahaan korporat yang membangun dan menjaga hubungan yang bermanfaat dan saling menguntungkan dengan shareholder dan pihak lain di dalam komunikasi keuangan dalam rangka memaksimalkan nilai pasar

9.       Pengembangan adalah bagian khusus dari PR dalam organisasi nirlaba yang bertugas membangun dan memelihara hubungan dengan donor dan anggota dengan tujuan mendapatkan dana dan dukungan sukarela

Kegiatan-kegiatan kehumasan meliputi:

1.       Customer Relations, seperti membangun hubungan baik dengan pihak luar,maksudnya menjalin hubungan baik antara perusahaan dengan public dan hubungan dengan konsumen.

2.       Employee relations, seperti membangun hubungan antara pimpinan dengan bentuk kerjasama dan komunikasi yang baik antara atasan dan bawahan.

3.       Community relations, seperti membangun hubungan baik dengan pihak-pihak yang selama ini telah melakukan kerja sama dengan perusahaan yang kita wakili, menjaga hubungan yang baik dengan masyarakat sekitar perusahaan dan komunitas-komunitas masyarakat tertentu.

4.       Government relations, seperti menjalin hubungan yang baik dengan pemerintah.

5.       Media Relations, seperti menjalin hubungan baik dengan media, karna kerja humas tidak akan pernah berhasil tanpa adanya kerjasama yang baik dengan media, jadi hubungan itu harus dijaga dengan baik dan tidak ada yang dirugikan.

   

EVOLUSI KOMUNIKASI

Era evolusi komunikasi adalah era pengembangan sarana telekomunikasi. Ada pun beberapa empat era evolusi komunikasi:

 

1.       Era Komunikasi Tulisan

Sejarah perkembangan era komunikasi tulisan ini terdapat pada jaman 1041 SM yangmemperlihatkan bahwa era tulisan pertama kali berada di dunia. Dimana di dalam era tersebut masih terdapat beberapa contoh  goa, lukisan tangan yang ada di archa – archa, menulis disebuah tanah liat yang dibentuk sedemikan rupa dengan rapi dan menarik yang memiliki tujuan agar tercapailah maksud dan tujuan dari si penulis di saat itu. Mereka menulis disebuah goa, archa, ataupun tanah liat karena awalnya dengan  memahat sebuah benda ataupun tulisan – tulisan kuno ingin memberikan pernyataan dan pemberitahuan bahwa memang benar jaman mereka ada kehidupan yang layak untuk di berikan nilai lebih, yaitu sejarah.

Bahkan ada hal yang memberikan pernyataan bahwa memang saat itu hanyalah hal itulah yang dapat di lakukan sebelum teknologi canggih dan semakin berkembang seperti saat ini. Ini pun diperkuat oleh pendapat dari salah satu tokoh ahli bernama Everet M. Rogers (1986). Contoh era komunikasi tulisan yaitu goa – goa jaman dahulu yang berada di daerah Yogyakarta, Solo, Wonogiri dll.

2.       Era Komunikasi Cetak

Seiring perkembangan jaman, berkembanglah dari era tulisan kemudian menjadi era percetakan. Dimana Johanes Gunternberg pada jaman itu menemukan mesin cetaknya (mesin press). Ia menciptakan mesin tersebut untuk mencetak injil di dalam ruang lingkup sempit karena menurutnya pada saat itu belum banyak orang yang bisa membaca Jadi ia hanya mencetak beberapa injil saja bagi para pemimpin ahli taurat, tetapi dengan seiring berjalannya waktu dan perkembangan jaman kemudian berkembanglah komunikasi cetak tesebut menjadi sebuah koran, majalah, dll yang berada dibuat di dalam percetakan yang bertujuan untuk mengkomunikasikan sebuah berita atau apapun berupa media cetak kepada masyarakat luas. Yang jelas pada era komunikasi ini semakin berkembang daripada era komunikasi sebelumnya yang hanya mengandalkan sebuah tulisan sebagai media komunikasinya.

3.       Era Komunikasi Telekomunikasi

Seiring berjalannya waktu kemudian era komunikasi cetak pun berubah menjadi sebuah era komunikasi telekomunikasi dimana komunikasi ini di lakukan dengan jarak jauh. Maksudnya, teknologi komunikasi yang di gunakan itu dapat berupa telepon, telex, fax, radio, televisi, audio video’ electronic data interchange dan email.

Di jaman ini masyarakat sudah menjadi lebih sedikit canggih dan tidak terlihat kuno. Karena dengan adanya komunikasi telekomunikasi ini dapat mempermudah memberikan informasi lebih cepat yaitu salah satunya dengan adanya telepon atau pun handphone yang kemudian berkembang menjadi lebih baik daripada sebelumnya. Jaman dahulu, awal penemu telepon yaitu Alexander Graham Bell menyakini bahwa dengan adanya komunikasi yang berjalan dengan melalui telepon akan sangat banyak membantu masyarakat lainnya. Jelas, di era komunikasi ini, akan terjadi perkembangan yang canggih dan lebih modern . Masyarakatnya pun dapat menerima secara positif dan menganggap bahwa memang era komunikasi ini dapat berguna dan berfungsi untuk masa depan yang lebih baik lagi.

4.       Era Komunikasi Interaktif

Perkembangan jaman pun semakin modern dan semakin berkembang. Kemudian munculah era komunikasi interakif. Era komunikasi interaktif ini berupa sebuah interaksi ( timbal balik - feeback ). Dimana saat kita berkomunikasi orang lain merespon dengan baik tetapi melalui media komunikasi tersebut. Contohnya seperti telepon, twitter, facebook, dll.

Adapun ciri – ciri era komunikasi interaktif :

-          Umpan balik segera dapat diketahui

-          Penyampaian pesan disampaikan baik secara verbal maupun visual

-          Menggunakan media interaktif

-          Orang yang terlibat bisa berinteraksi dengan leluasa

Perkembangan komunikasi interaktif ini sangatlah baik dan sangat pesat di kalangan para khalayak umum, terutama di dalam pelayanan kepada masyarakat. Para pemberi layanan kepada masyarakat ini memberikan info – info atau hal – hal penting yang di lakukan melalui sebuah alat telekomunikasi yang terkenal di masa kini dengan namanya “telepon” ataupun dengan jaringan sosial media “twitter atau facebook” yang menjadi media di dalam mengaplikasikan sebuah info atau komunikasi. Jelas hal ini sudah tidak asing lagi di telinga kita. Tak hanya kalangan remaja saja yang menggunakan aplikasi komunikasi interaktif seperti ini melainkan sampai kalangan tertua sekalipun masih aktif dan ikut merasakan bahwa era komunikasi interaktif ini nyatanya memang di butuhkan dan dirasakan bagaimana pemanfaatannya di dalam dunia komunikasi. Sangat bermanfaat!

 

Mereka dapat menjalani hari – hari mereka dengan berbisnis via media interaktif , sebagai contoh menjual sebuah baju online, tak hanya memperhatikan sebuah laba dan ruginya tetapi juga mencoba menarik pelanggan lain dengan cara menjual barang tersebut secara online dengan lebih fleksibel ( facebook atau twitter dll) agar orang lain dapat mengerti apa yang kita jual dan kita promosikan kepada masyarakat umum. Untungnya pun bisa di dapat dua kali lipat, secara berpikir kritis mereka tak perlu menyewa tempat yang mahal lagi untuk sebagai tempat lapak mereka bekerja, tetapi dengan adanya menjual barang secara online kita akan saling memiliki banyak channel, pertemanan, client, sahabat dan berbagai macam daerah dan suku tentunya. Tak hanya sebatas jual menjual, di komunikasi era interaktif ini juga bisa memperdalam dan memperkaya sebuah pertemanan dan persahabatan yang nantinya akan menjadi sebuah keuntungan bagi mereka.  Intinya, era komunikasi interaktif yang terjadi saat ini sangat banyak membantu melalui beberpaa hal seperti adanya umpan balik atau feedback dari kita sebagai pemberi pesan kepada kepada mereka penerima pesan (receiver).